Boekhouden, hoe doet jullie afdeling dat?

[pe2aab]

De diverse VERON en VRZA afdelingen en andere (amateur)verenigingen in Nederland krijgen er allemaal mee te maken; de jaarlijkse boekhouding.

Ik gebruik voor VERON A13 al jaren een beproefd Excel bestand (en voor de KAR heb ik dat zelfde bestand ook gebruikt toen ik penningmeester was maar daar ben ik gestopt) maar ben toch eens op zoek naar wat meer automatisering zoals boekingssoorten, boekingsstukken invoeren, automatische doorrekening van balans etc. op basis van transacties enz.
In Excel kun je nu eenmaal eenvoudig een typefoutje maken of een verkeerde celverwijzing maken. Dat wil je voorkomen maar kan er toch ooit insluipen.

Ik snap dat er mooie pakketten zijn. e-Boekhouden kost je € 10,00 per maand en zo zijn er nog wel een aantal opties die een paar maanden gratis zijn en vervolgens geld kosten. Ook veel gebruik gemaakt van het volledig gratis BankTrans voor de omzetting van CSV bestanden van de bank naar begrijpelijke taal maar helaas gaan die ook stoppen. De software zal nog blijven werken (dus download vóór maart dit jaar nu het nog kan) maar daarna valt alle ondersteuning weg. Zodra er een aanpassing komt in de aanlevering van CSV bestanden door een bank gaat dat uiteraard niet meer goed in de software. Ben zeer benieuwd hoe jullie het doen.

Hoor graag jullie tips en adviezen.
Dank!

[pe1hzg]

In de tijd dat ik penningmeesterdingen deed voor een Scoutinggroep, deed ik dat met een antiek DOS boekhoudpakket. Daar zat een Y2K probleem in, daar heb ik omheen gewerkt en in 2002 de boel een keer "opnieuw ingericht" (het jaar is alleen 2 cijfers, vandaar Y2K probleem). Dit pakket zal nog 73 jaar werken voordat er weer een W2K probleem is; ik verwacht dat niet mee te maken (en vraag me of of mensen dan nog weten wat DOS is).

Problemen met "typefouten" los je op met "dubbel boekhouden". Je hebt een bankafschrift waar twee betalingen opstaan, een van EUR 10 en een van EUR 20. De truuk met een echt boekhoudpakket is dat je dan ook een 3e boeking moet doen, namelijk een waarmee je banksaldo met EUR 30 daalt.
En die betalingen moeten "in balans" zijn; het boekhoudpakket stond me niet eens toe af te sluiten als dit niet sluitend was.
Dit is standaardwerken in de boekhouding.

*alle* transacties gaan zo en je hebt daarmee dus constant controle. Eerlijkgezegd, er is geen haar op mijn hoofd die ooit een spreadsheet zou overwegen voor een grootboekadministratie

Dan heb je nog de kans dat je iets boekt op de verkeerde grootboekrekening, bijvoorbeeld "reiskosten" in plaats van "zaakhuur". Om te beginnen is dit bij een echt boekhoudpakket lastiger fout te doen; iedere grootboekrekening heeft een grootboeknummer, als je een typo maakt is de kans groot dat je een niet-bestaand grootboeknummer opgeeft en dat vertelt je boekhoudprogramma dan wel. Verwijzingen bij Excel is inderdaad een ander verhaal en eerlijkgezegd een ramp.
Bij Scouting liep ik alles voor de jaarafsluiting na en het is me wel eens overkomen dat ik een "zomerkampbijdrage" als "verhuur" geboekt hebt, en dat corrigeer je dan even. Ook dat zie je wel als je de grootboekrekeningen even naloopt, en ik vermoed dat ik met "scouting" veel meer boekingen had als een zendamateurafdeling.

Ik denk niet dat het handig is om met dat oude DOS pakket te werken, maar als ik opnieuw zou moeten beginnen, zou ik dit pakken; alleen al dat ik via een keyboard alles in kan kloppen en niet met een muis aan de gang moet is het waard.

Ik heb wel eens overwogen om GNUCash eens te proberen maar gedonder met de gemeente naar aanleiding van het niet-nakomen van Corona afspraken heeft destijds mijn penningmeesterschap doen stoppen. Google er maar eens op; de "price is right"

(excuses voor een verhaal zonder "SWR" en zonder "transistoren")

Geert Jan

[PA1WBU]

A06 Arnhem gebruikt gewoon een Excel bestand. Iets als een boekhoudpakket, laat staan daar geld aan uitgeven is bij mijn beste weten nooit overwogen.
We huren al 50 jaar (geen typefout) een eigen ruimte, met wekelijks bijeenkomsten. Het beschikbare geld is daarmee hard nodig voor de huur. De hoge kosten voor een zakelijke bankrekening zijn daarbij al een bron van ergernis om eerlijk te zijn.

[PH7R]

Ook bij onze afdeling (Ede-Wageningen) Excel in gebruik. Excel is voor de meeste (lokale) verenigingen meer dan voldoende gelet op gering aantal transacties / leden. Wel een paar controles uitvoeren mbt begin- en eindsaldo kas/bank, etc.
In 1988 ben ik mijn carriere begonnen als assistent-accountant bij een groot accountantskantoor. Handwerk geleerd dmv zogenaamde "schoenendozen" vol met bonnetjes (van mijn mentor waren dit altijd bescheiden) van bijv kleine ondernemers. Vanuit de schoenendoos alles uitwerken op zogenaamde 14-kolommenstaten . Dus ja als jong en enthousiaste assistent snel Excel gaan gebruiken. Afijn vele jaren later CFO / financieel directeur bij een +3000 FTE - 1 miljard omzet bedrijf. En surprise we gebruiken nog steeds Excel om allerlei rapportages te maken eventueel icm Business Objects ed..

[PA0LMD]

Als penningmeester van afdeling Apeldoorn A05 gebruik ik ook al vele jaren Excel.
Het beperkte aantal transacties rechtvaardigt voor ons geen boekhoudpakket.

[PA4WK]

Wij, VRZA afdeling Eemland gebruiken hier ook Exel voor, ook om eerder genoemde redenen, en een nieuwe penningmeester hoeft niet eerst te leren werken met een boekhoud programma, met Exel kan bijna iedereen wel een beetje overweg.
Maak het vooral niet mooier en ingewikkelder dan nodig is, we zijn radioamateurs geen accountantskantoor.

[pe2aab]

Ik snap dat Excel werkt maar ik zocht naar een eventueel alternatief. Maar uit jullie zeer gewaardeerde opmerkingen en uit een aantal mails die ik heb mogen ontvangen is de ''Excel way'' toch de beste in dit geval. Overigens; het aantal transacties is afdelings verschillend. Je kunt je voorstellen dat bij een afdeling die een markt organiseert veel meer mutaties zijn dan een afdeling die maandelijks de zaalhuur overmaakt en een keer per jaar geld voor b.v. een ATOF (al dan niet via een separate stichting) en/of verzekering uitgeeft.

Overigens wat Wilko ook al aangaf kan ik beamen; veel geld van onze inkomsten gaan naar de zaalhuur en bankkosten. Overige gaat naar de ATOF's (via de HHertz stichting). Dat zijn keuzes die we met de afdeling maken.

[PA0ETE]

Je kunt bij Excel ook wel checks inbouwen.

Als er verder weinig contante betalingen zijn kun je grotendeels afgaan op wat de bank(en) je aanlever(t)(en). Dat verkleint ook de kans op fouten.

Een goede methode om fouten te vermijden bij handmatig invoeren is iemand de boel laten oplezen en de ander voert het in. Als het om grote hoeveelheden gaat tenminste, en dat gaat ook aanmerkelijk sneller.

Maar een beetje deskundigheid inroepen van een professional kan ook een hoop schelen. Bijvoorbeeld als je in bepaalde gevallen dingen niet hoeft te betalen, dan weet zo iemand dat als het goed is, terwijl je daar zelf niet aan denkt omdat je het niet weet.

[PA1WBU]

Een professional inhuren voor de administratie van een VERON/VRZA afdeling? Ik zie niet hoe dat ooit financieel uit zou kunnen.

[PH7R]

Een professional inhuren voor de administratie van een VERON/VRZA afdeling? Ik zie niet hoe dat ooit financieel uit zou kunnen.

Ik neem aan dat de landelijke verenigingen een professioneel boekhoud programma gebruiken. Normaal gesproken is het mogelijk extra bedrijven toe te voegen. Geen idee of Veron/VRZA een online programma gebruiken waarin dan toegang geregeld kan worden zodat de verenigingen toegang hebben tot hun eigen administratie. Wellicht ligt daar een optie.

[PA0LMD]

Een professional inhuren voor de administratie van een VERON/VRZA afdeling? Ik zie niet hoe dat ooit financieel uit zou kunnen.

Inderdaad, en volkomen onnodig !

[PA0ETE]

Een professional inhuren voor de administratie van een VERON/VRZA afdeling? Ik zie niet hoe dat ooit financieel uit zou kunnen.

Dat hangt ervan af. Wij hadden hier jarenlang een lokale vereniging (de RMN, Radio Club Midden-Nederland), een stuk kleiner dan de VERON-afdeling hier ter plekke, en die verdienden tienduizenden euro's per jaar aan de (legale) verkoop van drank en snacks. Dan kan dat heel gemakkelijk uit, en waarschijnlijk ben je ook voordeliger uit. Toen de club ophield te bestaan bleef er nog een leuk bedrag over dat kon worden geschonken aan een of meerdere amateurdoeleinden weet ik.

[PA0ETE]

Een professional weet bijvoorbeeld dat je bepaalde kosten kunt opvoeren en welke dat zijn. Zeg dat iemand 300 of 500 euro kost, dan kun je dat met dat soort dingen in een aantal gevallen makkelijk terughalen. Maar dat is inderdaad wel per afdeling verschillend. Maar voor een eenvoudige account met een boekhoudprogramma via de browser betaal je bij een club als Exakt ook 500 euro per jaar (weet ik uit ervaring in het verleden ) Er zijn echter zeker ook veel afdelingen waar de administratie uiterst eenvoudig is.

[PA1WBU]

Een professional weet bijvoorbeeld dat je bepaalde kosten kunt opvoeren en welke dat zijn. Zeg dat iemand 300 of 500 euro kost, dan kun je dat met dat soort dingen in een aantal gevallen makkelijk terughalen. Maar dat is inderdaad wel per afdeling verschillend. Maar voor een eenvoudige account met een boekhoudprogramma via de browser betaal je bij een club als Exakt ook 500 euro per jaar (weet ik uit ervaring in het verleden ) Er zijn echter zeker ook veel afdelingen waar de administratie uiterst eenvoudig is.

Even ter illustratie: het balanstotaal van Veron afd Arnhem over 2025 zit rond de €3k.

I rest my case.

[PA1WBU]

Een professional inhuren voor de administratie van een VERON/VRZA afdeling? Ik zie niet hoe dat ooit financieel uit zou kunnen.

Ik neem aan dat de landelijke verenigingen een professioneel boekhoud programma gebruiken. Normaal gesproken is het mogelijk extra bedrijven toe te voegen. Geen idee of Veron/VRZA een online programma gebruiken waarin dan toegang geregeld kan worden zodat de verenigingen toegang hebben tot hun eigen administratie. Wellicht ligt daar een optie.

Geen idee wat de algemeen penningmeester van de Veron zelf gebruikt voor de boekhouding. In ieder geval wordt er van de afdelingen slechts een eenvoudige boekhouding/balans plus begroting voor het komende jaar gevraagd voordat de betreffende afdeling de jaarlijkse afdracht ontvangt van de alg. penningmeester.

Daarmee geldt voor het gros van de afdelingen zover ik het kan overzien "eenvoud is het kenmerk van het ware".